Por ser um meio em que o contato com a outra pessoa não é direto,
muitas vezes na tentativa de parecer profissional e conciso você acaba
passando a imagem de mandão. Para não correr esse risco e ser odiado
pelos e-mails que envia, confira 10 dicas que vão ajudá-lo a montar um e-mail profissional:
1. Assunto
Sempre preencha o campo de assunto. De preferência, escolha um título
que diga alguma coisa para o seu leitor. Não tente usar artifícios como
“urgente”, ao invés disso, procure um assunto conciso que diga sobre o
que se trata o e-mail.
2. Ponto principal
Aborde o tema principal do e-mail logo na frase de abertura.
Dificilmente um leitor vai chegar até o final para descobrir qual é a
surpresa no seu e-mail.
3. Escolha de palavras
O efeito que seu e-mail vai ter com os leitores vai depender das
palavras que você usa para apresentá-lo. Vá direto ao ponto e deixe o
assunto claro. Evite começar, por exemplo, com “isso deve ser feito”. O
ideal é dizer, logo de cara, o que precisa ser feito e até quando.
4. Maiúsculas
A não ser que sua intenção seja parecer rude com o seu leitor, jamais
envie um e-mail escrito em letras maiúsculas. Isso dá a impressão de
que você está gritando com ele, o que não vai convencê-lo a fazer o que
você precisa.
5. Linguagem
Evite usar linguagem informal demais, gírias e abreviações. Em muitos
casos esse tipo de linguagem pode ser conhecido por você, mas não pelo
seu leitor. Isso vai causar um ruído na comunicação e dificultar as negociações entre vocês.
6. Seja breve e educado
Procure não escrever e-mails exageradamente grandes. Se sua mensagem
for passar de dois ou três parágrafos curtos, considere a ideia de
reduzir o e-mail ou enviar o assunto todo em um documento anexo.
7. Palavras mágicas
Não se esqueça de pedir, por favor, ou agradecer em hipótese alguma. E
quando o fizer, queira realmente dizer isso. É possível perceber, mesmo
via e-mail, quando você faz uso dessas palavras para ser irônico.
8. Assinatura
Providencie uma assinatura com o seu nome completo e as suas
informações para contato. Isso inclui o endereço do local de trabalho, o
seu telefone e ramal.
9. Edite
Não envie um e-mail sem antes reler o que você escreveu. Você pode
deixar passar uma coisa ou outra e pensar que isso é normal, já que você
é uma pessoa muito ocupada. Mas o seu leitor não sabe disso e,
provavelmente, vai pensar que você é desleixado e não dá atenção para os
negócios.
10. Responda imediatamente
Não importa sobre o que seja, dê um retorno para o seu leitor. Se
você precisa de mais tempo para coletar informações ou desenvolver um
projeto, envie um e-mail explicando isso a ele.
*Sucesso a todos!
Equipe Acervo Publicitário
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