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Aumente sua produtividade com esta lista de tarefas (to do list)
Lista de tarefas (to do list)
A grande maioria das pessoas utiliza suas agendas para marcar compromissos, datas importantes e fazer algumas anotações, mas e as atividades que não tem horário certo ou data definida? Como tê-las sob controle?
Você pode manter listas de coisas a fazer, criando registro de suas tarefas num único local de fácil consulta e acompanhamento. Para que isto funcione adequadamente, alguns cuidados devem ser tomados.
Há tarefas importantes, que se deixadas numa lista genérica, junto com outras atividades menos importantes, correm o risco de serem esquecidas ou não realizadas a tempo. Ao simplesmente anotá-las, você fica momentaneamente aliviado pois tem a sensação de que o assunto está resolvido, ou pelo menos sob controle. Existe ainda o risco de esta lista crescer cada vez mais até ficar impossível de ser gerenciada.
Como fazer então?
Sugiro um método simples e muito fácil de ser aplicado baseado na criação de listas básicas:
Lista de Tarefas Pontuais
Esta é sua lista diária de coisas a fazer. Toda tarefa que se seja possível de ser executada no dia agendado, é uma tarefa pontual e deve ser anotada nesta lista. Por exemplo:
• Telefonar para um cliente ou um amigo.
• Enviar um email .
• Cobrar a resposta de um trabalho delegado .
• Mandar comprar um ingresso para o teatro.
• Iniciar um planejamento.
• Efetuar o pagamento de uma conta.
• Fazer um feedback a um colaborador.
• Providenciar os preparativos para uma reunião.
• Comprar um presente para os filhos.
Anote tudo que vier à sua cabeça e que terá de ser lembrado. Mas anote no lugar certo, donde a informação lhe será apresentada quando for necessário.
Este é um dos mais saudáveis hábitos que podem ser adquiridos por qualquer pessoa que queira se manter organizada.
Atenção! Não confie na sua memória!
Fazendo isto, você estará arriscando comprometer sua produtividade no trabalho e às vezes até um relacionamento (experimente esquecer a data de aniversário de seu casamento por exemplo).
A quantidade de tarefas e o volume de informações cada vez maiores que somos obrigados a lidar em nosso dia-a-dia fazem com que nos esqueçamos, muitas vezes, de cultivar nossos relacionamentos da forma que gostaríamos.
A qualidade e o sucesso destes relacionamentos dependem, às vezes, de alguns simples, porém valiosos gestos. Por exemplo, experimente colocar na sua lista:
• Ligar hoje na hora do almoço para minha esposa(o) ou namorada(o) só para dar um oi.
• Ligar terça-feira para aquele amigo que não vejo há tempos.
• Mandar a secretária comprar flores e enviar para minha mãe agradecendo o jantar da semana passada.
• Enviar um email a um colega ou colaborador, elogiando um trabalho bem feito por ele.
• Pedir para a secretária ligar para alguns amigos marcando um encontro na próxima semana.
Veja que, sejam suas tarefas pontuais simples ou complexas, elas precisam ser bem gerenciadas, caso contrário, provavelmente ficarão vagando em sua cabeça, causando aquela sensação constante de que alguma coisa não foi feita e gerando um nível de Stresse desnecessário e até perigoso.
Lista de Tarefas Recorrentes
Esta é sua lista permanente de coisas a fazer. São atividades, às vezes rotineiras e recorrentes, que normalmente não precisam ser agendadas, pois não tem a característica de serem realizadas num único dia.
Se por exemplo, eu tenho uma lista de compras de farmácia, eu posso anotar nesta lista, diariamente, conforme for lembrando, tudo o que precisa ser comprado, assim, quando eu puder passar numa farmácia ou for fazer um pedido de entrega, acesso a lista em minha agenda e não corro o risco de esquecer de nada.
Outros exemplos de Listas Recorrentes ou Permanentes:
• Interesse Cultural (indicação de filmes, shows e CDs interessantes.
• Assuntos para a próxima reunião com o gerente da Filial.
• Assuntos a despachar com minha secretária.
• Compras e coisas a fazer na próxima vez que for ao Shopping.
• Idéias para o novo projeto.
• Assuntos para falar com o Contador ou Advogado.
• Sites a visitar ou downloads interessantes a fazer.
Crie o hábito de utilizar e gerenciar Listas de Tarefas. Sua produtividade e sua performance em todas as áreas da sua vida vão dar um salto significativo. Experimente. Você vai se sentir muito mais aliviado.
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